معهد الإدارة العامة يعتمد النظام الإلكتروني في العملية التدريبية

أكد معهد الإدارة العامة (بيبا) اعتماد النظام الإلكتروني بصيغته المطورة Training Management System (TMS) في عملية التسجيل بصورة نهائية لجميع الخدمات التي يقدمها المعهد من البرامج التدريبية المختلفة بالإضافة إلى عملية تقييم الدورات التدريبية وقياس العائد من هذه الدورات، وقال المعتصم بالله أحمد مدير أول المالية والشؤون العامة للخدمات (القائم بأعمال مدير تكنولوجيا المعلومات وإدارة المعرفة) بالمعهد أن النظام الإلكتروني TMS الذي عكف معهد الإدارة العامة (بيبا) على ممارسته منذ عام 2013 أصبح اليوم يستوعب جميع الوزارات والجهات الحكومية للتسجيل في جميع البرامج التدريبية، مؤكداً التوقف نهائياً عن استخدام الأوراق اليدوية في عملية الترشيح للدورات من أي جهة حكومية.
وأشار المعتصم بالله أن هذا النظام يهدف إلى تبسيط العمليات والتقليل من الإجراءات الإدارية وتسهيل عملية الاتصال والرصد، كما يساهم في زيادة الفعالية التشغيلية لخدمة العملاء في معهد الإدارة العامة (بيبا)، إلى جانب تحسين القدرة على التواصل والتنسيق بين معهد الإدارة العامة (بيبا) وكافة الوزارات والمؤسسات الحكومية، كما يهدف النظام إلى تحسين الكفاءة وجودة التدريب وتوفير المزيد من البيانات في وقت قصير دون تكرار العمليات الإدارية، ويتيح أيضاً تبادل المعارف بين الإدارات وتحسين الرقابة والتقييم الداخلي.
ويشتمل نظام التسجيل الإلكتروني TMS على العديد من المميزات التي تلبي احتياجات معهد الإدارة العامة (بيبا) وتحقق طموح المعهد في إحداث نقلة نوعية في جودة وكفاءة البرامج التدريبية المقدمة للقطاع الحكومي، ومن هذه المميزات يقول المعتصم بالله أن هذا النظام يعزّز من جدولة البرامج التدريبية وفقاً للاحتياجات الإدارية والتدريبية، إلى جانب تحقيق المرونة في ربط البرامج التدريبية مع كافة الأنظمة الإدارية الداخلية المختلفة كالمشتريات والحجوزات فضلاً عن المميزات التي ستسهل عمل إدارة التسجيل ومنها توفير قاعدة بيانات مشتركة للمعلومات التدريبية تجمع معهد الإدارة العامة (بيبا) ومسؤولي التدريب في الوزارات والمؤسسات الحكومية، مضيفاً أن ذلك سيلبي طموح الحكومة في شفافية الخدمة التدريبية وتطوير الأداء الحكومي.
إن الانتقال من التسجيل التقليدي إلى نظام التسجيل الإلكتروني TMS سيسهم أيضاً في تسهيل الإجراءات الإدارية للعملية التدريبية، وحول ذلك يقول المعتصم بالله أن النظام الإلكتروني يسمح باستقبال جميع ترشيحات الجهات الحكومية، ويتيح لمسؤولي التدريب في هذه الجهات طباعة تقارير البرامج التدريبية وتقارير الحضور والانصراف وإفادات التخرج مباشرةً من النظام الإلكتروني.
ومن الإضافات الجديدة التي يتيحها نظام التسجيل الإلكتروني TMS، يؤكد المعتصم بالله أن عملية التقييم وفقاً للنظام الإلكتروني تستغني عن طباعة أوراق التقييم وتوزيعها على المتدربين وإجراء المسوح الضوئية وتخزينها بصورة يدوية، حيث أن النظام الإلكتروني المطور يقوم بعملية التقييم بصورة أسرع من خلال الدخول إلى رابط إلكتروني عن طريق الهواتف والأجهزة الذكية يتم من خلاله ملء المتدربين لاستبانة التقييم ليتم تخزينها بصورة آلية في النظام، الذي من خلاله يتم مراجعة نتائج التقييم في نفس الوقت ، وإعطاء التغذية الراجعة للإدارات المعنية داخل المعهد والمدربين بصورة مباشرة .
وفيما يتعلق بالتقارير التي يوفرها النظام الإلكتروني، يقول المعتصم بالله “بالإمكان إصدار تقارير أسبوعية تتناول قاعات التدريب وعدد المتدربين بصورة آلية، كما سيتيح النظام إصدار تقرير سنوي عن كافة البرامج التدريبية متضمنةً لمواعيدها وأعداد المشاركين فيها، فضلاً عن تقارير الحضور وموضوعات البرامج التدريبية”، مضيفاً أن بإمكان الوزارات والمؤسسات الحكومية استخراج تقارير مفصلة لمتابعة موظفيها المتدربين تساعدهم في الاطلاع عن هذه البرامج ومجموع عدد ساعات التدريب والحضور. كما يتيح النظام استحداث أية تقارير جديدة بناءً على المؤشرات التي يتم إدخالها للنظام الإلكتروني.